To-Do-Listen wirkunsvoll erstellen

Fühlen Sie sich durch die Menge an Arbeit, die Sie regelmäßig zu erledigen haben häufig überfordert? Vergessen Sie häufig wichtige Aufgaben zu erledigen? Verpassen Sie auch hin und wieder eine wichtige Deadline?

Das sind Situationen die vorkommen, wenn Sie nicht gut organisiert sind. Durch morderne Technologien werden unsere Schreibtische meist nicht leerer, sondern noch voller. Die Erwartung an Erreichbarkeit nimmt drastisch zu – Anrufe aufs Handy, SMS, E-Mail – immer und überall. Multitasking ist mittlerweiler ein geforderter Standard.

Die Lösung zum meistern dieser Anforderungen ist das richtige Einteilen seiner Zeit in Form von durchdachten To-Do-Listen. Wer richtig mit To-Do-Listen arbeiten kann hält den Schlüssel zur bestmöglichen Effizienz in der Hand.

Durch eine organisierte To-Do-Liste haben Sie die Vorteile, dass Sie sich nicht mehr verzetteln und wichtige Dinge von unwichtigen klar trennen. Tun Sie nicht viele Dinge, sondern die richtigen Dinge! Sie können in der Übersicht Ihre Zeit deutlich besser planen und vergessen nichts mehr. Aber als aller erstes ordnen Sie am besten Ihre Tätigkeiten nach dem Eisenhower-Prinzip:

eisenhower_prinzip

Ihr Ziel ist es sich mit Ihren Aufgaben im Kasten „A“ zu bewegen: Sie erledigen Dinge die wichtig sind – und zwar rechtzeitig, bevor sie dringlich werden. Nur so können Sie sich ohne Zeitdruck auf ein bestmögliches Ergebnis konzentrieren.

Der Kasten „B“ hat oberste Priorität: Dinge die wichtig und dringlich sind – versuchen Sie Ihre Erledigungen nicht hier rein fließen zu lassen, indem Sie bereits im Kasten „A“ frühzeitige Deadlines setzen, damit Sie nicht den ganzen tag Feuerwehr spielen und halbfertige Ergebnisse liefern.

Der Kasten „C“ wird von Ihnen an Mitarbeiter abgegeben. Sollten Sie keine Mitarbeiter haben, schauen Sie an wen Sie das abgeben können, oder bauen Sie diese Aufgaben in Ihre To-Do-Liste als die Aufgaben nebenbei ein. Wichtig ist, dass Sie diese Aufgaben erledigen, bevor Sie zu „B“-Aufgaben werden.

Der Kasten „D“ könnte auch Ablage „P“ heißen – Papierkorb. Dinge die weder wichtig, noch dringlich sind brauchen Sie nicht zu erledigen, denn ansonsten bewegen Sie sich in den unnötigen 80% nach Pareto.

 

Sortieren Sie Ihre aufgeschriebenen Aufgaben aus der Eisenhower-Achse in priorisierter Reihenfolge in eine To-Do-Liste und stellen Sie fest, was es für ein tolles Gefühl ist erledigte Dinge durchstreichen zu dürfen!

Arbeiten Sie ruhig Tagübergreifend mit Ihrer To-Do-Liste: gehen Sie abends Ihre Liste durch und stellen Sie fest was Sie geschafft haben und was nicht. Analysieren Sie, warum Sie etwas nicht geschafft haben und wie Sie diese Situation in Zukunft nicht mehr auftreten lassen. Formulieren Sie mit den unerledigten Punkten eine neue Liste für den nächsten Tag.

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